צעד במקום או קפיצה קדימה? תכנון מקדים בניהול פרויקט

ההחלטה על יציאה לדרך לפרויקט לעיתים מתרחשת במהירות ולעיתים ואחרי לבטים רבים: כספיים, הסיכוניים, וגם התאהבות בפוטנציאל. אך קיימת תופעה מעניינת לא משנה כמה זמן לוקחים הלבטים מרגע זה, ההנהלה מעבירה להילוך רביעי והם חייבים עכשיו כאן ועכשיו את המיזם ו\או הפרויקט- הם כבר רואים ובצדק את התועלות, הצמיחה והכסף שיבוא והם רוצים לשעוט קדימה.

אלו אחד השלבים הקריטיים שבו אני בולמת את הדהירה, לעוד זמן קצר וקריטי לחשיבה, לתכנון. 

אני תמיד נותנת את הדוגמא של שיפוץ בית או אפילו שדרוג המטבח. 

כמעט כולם עברו את הסאגה של לבחור חברה או נגר פרטי, עץ מלא, צבע בתנור או פורניר, מגירות גדולות קלפה או דלתות- אבל…לעיתים שוכחים את הפרטים הקטנים והקריטים…כמו למשל 2 סדרות של שקעים או סדרה אחת ארוכה- כי נכון אסתטית נכון יותר לייצר שלישיית שקעים- אבל בינינו אנחנו יודעים שזה אף פעם לא מספיק, יש לנו הרבה יותר מ-3 מכשירי חשמל על שיש: מכונת אספרסו, מתקן המים ו\או קומקום, טוסטר, מיקסר וכו' ואם לא רוצים להסתבך במלאכת של הוצאה מהשקע של מכשיר א  לטובת כניסה לשקע של מכשיר ב' , יש לחשוב על הפרט הקטן והחשוב לאיכות החיים הזה- נכון, אפשר לחיות גם כך…אבל למה בעצם? 

ככה זה בתכנון פרויקט יש לחשוב על שלל הדברים החל מדברים שהינם מגובה של 10000 רגל, האם מתאים למותג, לפעילות הליבה, איך אפשר לייצר סינרגיה, איך זה לא פוגע בפעילות השוטפת ועד לפונקציונאליות הסופית של חיבור כלל היחידות המשתתפות, התממשקות עם כלל המערכות כולל מדידה של כל שלב ושלב. ועד לאותם פרטים קטנים שחלק שיש שיאמרו שאלוהים נמצא בהם... 

אי אפשר להפריז בחשיבות שלב התכנון בפרויקט עסקי דיגיטלי. זהו שלב קריטי שמציב את הבסיס להצלחת הפרויקט. תכנון פרויקט בהקשר העסקי הדיגיטלי כולל קביעת השלבים הדרושים להשלמת פרויקט בהצלחה, כולל הגדרת יעדים, זיהוי תוצרים, תזמון ותכנון משימות.

. הנה כמה סיבות מרכזיות לכך ששלב התכנון הוא חיוני בפרויקט עסקי דיגיטלי:

1. תיאום ציפיות - תכנון תקציבי ו\או בניית תוכנית עסקית מחושבת היטב מספקת לארגון את היכולת לצפות אתגרים עתידיים ולקבל החלטות מושכלות מראש

1. הימנעות מבעיות פוטנציאליות: תכנון מסייע למנהל הפרויקט והצוותים המשתתפים בו להימנע מבעיות ומחסומים פוטנציאליים, ומבטיח שהפרויקט יישאר במסלול- כולנו מכירים את המשפט אבן שכסיל זרק, עשרות חכמים לא יוכלו להוציא- או לפחות יהיה להם מאוד קשה… ולכן שלב התכנון הינו קריטי לחשיבה על בדיוק אותם פרטים קטנים וגדולים חשובים וקריטיים להצלחת המיזם 

.

1. לאשר שכולם על אותו עמוד בתכנון יש גם מיפוי של מטרות ושלבים ובכך יוצרים תקשורת אפקטיבית: היא מאפשרת תקשורת יעילה בין כל חברי צוות הפרויקט, ומבטיחה שכולם יהיו בטוחים שהכל ברור במשימות שהוקצו להם ובחזון ויעדי הפרויקט

1. זיהוי סיכונים ובעיות: תכנון הפרויקט עוזר לזהות סיכונים ובעיות פוטנציאליות בשלב מוקדם, ומאפשר פיתוח אסטרטגיות לצמצום, אלו יכולים להיות בעיות של ענייני לו"ז (חופשות מרוכזות או חגים) או בעיות אחרות של זמינות בעלי תפקידים ולכן כל עוד יודעים את הבעיות והמחסומים האפשריים, ניתן לטפל בהם מבעוד מועד ולא בשנייה האחרונה.

1. ניהול משאבים: תכנון מוקפד מאפשר ניטור ובקרה יעילים של פרויקט, תכנון של תקציב כולל לקיחת בחשבון בלת"ם וכמו כן מיפוי הסיכונים שיכולים להיות חלק מהפרויקט.

1. הצבת יעדים מדידים: התכנון מאפשר הצבת יעדים מדידים, החיוניים להנחיית הפרויקט ולהערכת הצלחתו

.

לסיכום, שלב התכנון הוא בסיסי להצלחת פרויקט עסקי דיגיטלי שכן הוא מספק מפת דרכים לפרויקט, מסייע בניהול משאבים, זיהוי סיכונים ותקשורת יעילה בין חברי הצוות. זהו צעד חיוני שאין להתעלם ממנו במרדף אחר עסק דיגיטלי מצליח.